يتم تقديم الترشيحات لجائزة المعهد الثقافي الأفريقي العربي للسلام والتنمية من خلال توضيح سبب الترشيح للشخص أو المنظمة، مع ذكر اسم المترشح وصفته والمؤسسة العلمية أو المهنية المنتمي إليها. يحق لأعضاء لجنة الجائزة تقديم ترشيحاتهم في الاجتماع الأول بعد انتهاء المهلة، وتُقبل الترشيحات عبر البريد الإلكتروني أو البريد العادي إلى عنوان المعهد في باماكو – مالي. الموعد النهائي لتقديم الترشيحات هو الأول من أبريل من كل عام، ويجب إرسال الترشيح قبل هذا التاريخ ليتم النظر فيه. ستتلقى طلبات الترشيح تأكيد استلام عبر خطاب أو بريد إلكتروني قبل الموعد النهائي. يقوم رئيس اللجنة في الاجتماع الأول بعرض قائمة المرشحين، ويمكن للجنة إضافة أسماء جديدة قبل إغلاق عملية الترشيح. تتكون القائمة القصيرة عادة من 10 إلى 15 مرشحًا يتم دراستهم من قبل أعضاء اللجنة استنادًا إلى مشورة خبراء في مجالات السلام والتنمية. تستغرق اللجنة شهرين لإعداد تقاريرها، وبعد ذلك تُجرى مناقشات مستفيضة حول المرشحين الأكثر جدارة، وقد تحتاج اللجنة إلى استشارة مزيد من الخبراء للحصول على معلومات إضافية. تسعى اللجنة إلى تحقيق الإجماع في اختيار الفائزين، وفي حالات استثنائية، يتم الاختيار بأغلبية بسيطة للأصوات